Schritt 1: Analyse

Für eine Analyse in Sachen Öffentlichkeitsarbeit sollten Sie sich damit auseinandersetzen, wo Ihre Organisation gerade steht, wohin es in Zukunft gehen soll und was in der Vergangenheit bereits (erfolgreich?) unternommen wurde. Konkret geht es um die Beantwortung der folgenden Fragen:
 

• Ziele: Welche Ziele verfolgt Ihre forstliche Organisation?
• Produkte und Dienstleistungen: Welche Produkte und Dienstleistungen bieten Sie gegenwärtig an - welche sollen in Zukunft gehalten bzw. ausgebaut werden?
• Gebietskulissen: In welchen Regionen/Gebieten sind Sie gegenwärtig aktiv - wo sollen die Aktivitäten ausgebaut werden?
• Partner und Mitbewerber: Wer sind Ihre Partner und Mitbewerber / Konkurrenten - wo liegen Ihre Stärken bzw. Schwächen gegenüber der Konkurrenz?
• Zielgruppen: Wer sind Ihre aktuellen Zielgruppen - wie gut erreichen Sie diese aktuell? Welche Zielgruppen werden in Zukunft relevant und welche wollen Sie künftig verstärkt erreichen?
• Nutzen für Zielgruppen: Welchen Nutzen haben Ihre Zielgruppen davon, mit Ihnen zusammenzuarbeiten bzw. sich an Sie zu wenden?
• Image: Welches Image hat Ihre Organisation und welches Image wollen Sie in Zukunft haben (Abgrenzung von Konkurrenz, Erreichen von Zielgruppen)?
• Philosophie: Welche Philosophie, welches Grundverständnis verfolgt Ihre Organisation aktuell - zu welchen Zielgruppen passt diese Philosophie, zu welchen eher weniger?
• Stärken und Schwächen: Was sind Ihre grundsätzlichen Stärken, was sind Ihre Schwächen - welche Chancen und welche Risiken ergeben sich daraus für die Zukunft?
• Status Quo Kommunikation: Welche Kommunikationsmaßnahmen wurden in der Vergangenheit durchgeführt - mit welchem Erfolg?
• Unterstützer: Wer kann für Ihre Organisation ein Unterstützer/Partner in Sachen Öffentlichkeitsarbeit – Waldbesitzeransprache sein? Mit wem haben Sie bereits Kontakt? Mit wem können Sie zusammenarbeiten?

Schritt 2: Strategie

Wie müssen Sie agieren, damit Ihre Organisation ihre Ziele in Sachen Öffentlichkeitsarbeit und Waldbesitzeransprache erreicht – Und was sind überhaupt Ihre Ziele? Das alles legen Sie in einer kurzen Strategie fest.
Für eine spätere Erfolgskontrolle ist es wichtig, dass diese Ziele messbare Komponenten enthalten (z. B. Erhöhung des Bekanntheitsgrades des Zusammenschlusses x bei den Waldbesitzern im Landkreis yz).

Eine Strategie sollte folgende Aspekte umfassen:
 

• PR-Ziele: Welche konkreten PR-Ziele möchten Sie erreichen (mit Blick auf die allgemeinen Ziele Ihrer Organisation, Analyse)?
• Zielgruppen: Auf welche Zielgruppen möchten Sie sich künftig konzentrieren?
• Botschaften: Welche Botschaften sollen an die Zielgruppen gerichtet werden (Positionierung Ihrer Organisation? Erwartungen und Bedürfnisse der Zielgruppen? Nutzen der Zielgruppen aus einer Zusammenarbeit mit Ihnen)?
• Image / Außenwirkung: Welches Image, welchen Eindruck nach Außen wollen Sie bei den Zielgruppen erzielen?

Wichtig! Schreiben Sie diese Strategie auf!

Schritt 3: Maßnahmenplanung

Sobald Ihre Strategie feststeht, sollten Sie konkrete Maßnahmen ins Auge fassen. Mit diesen Maßnahmen setzen Sie die Strategie in die Wirklichkeit um.
Im Bereich der Maßnahmen sollten Sie folgende Punkte planen:
 

• Welche Projekte der Öffentlichkeitsarbeit wollen Sie starten? Welche Instrumente und Kommunikationskanäle der Öffentlichkeitsarbeit sollen eingesetzt werden?
• Wie sieht der Aktionsplan aus: In welcher Reihenfolge sollen die Maßnahmen stattfinden? Wie sieht Ihr Zeitplan aus?
• Welches Budget und welches Personal stehen zur Durchführung zur Verfügung?

Schritt 4: Erfolgskontrolle

„Erfolg hat drei Buchstaben – TUN“
(Johann Wolfgang von Goethe)

In der Maßnahmenplanung haben Sie einen Zeitplan festgelegt. Dieser berücksichtigt auch, wann Sie eine Bilanz ziehen und den Erfolg Ihrer Aktivitäten überprüfen. Die Erfolgs- und Qualitätskontrolle führen Sie z. B. einmal jährlich durch - sowie laufend während sie es „TUN“, d. h. Ihre Maßnahmenplanung als Bestanteil Ihrer Aufgaben umsetzen.

Bei der Erfolgs- und Qualitätskontrolle  überprüfen Sie, ob Beiträge von Ihnen veröffentlicht wurden, welche Teilnehmerzahlen Sie bei Veranstaltungen erhalten oder wie die Rückmeldungen und Reaktionen Ihrer Zielgruppen auf verschiedene Maßnahmen ausfallen (Gespräche, Schriftverkehr).
Dokumentieren Sie Ihre Arbeit. Ihre Unterlagen helfen Ihnen, laufend effizienter und besser zu werden. Zudem sollten Sie eine jährliche projektübergreifende Kontrolle durchführen, basierend auf Ihrem Konzept (Strategie und Maßnahmenplanung).